Nachweis und Recherche von Medien

Grundlage bildet die Verwaltungsordnung für das Bibliothekssystem der Universität Stuttgart vom 8. Juni 2001. Dort heißt es in § 7, Absatz 2: „Die sonstigen bibliothekarischen Einrichtungen haben sich am Aufbau der Gesamtkataloge zu beteiligen und an diese laufend die Veränderungen ihres Bücher- und Zeitschriftenbestandes zu melden. Ihre einzelnen Kataloge sind auf einheitliche Katalogregeln und ein einheitliches Format umzustellen und nach diesen Regeln weiterzuführen.“

Alle Medien von wissenschaftlichen Bibliotheken in Baden-Württemberg, Saarland und Sachsen werden im Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB) nachgewiesen. Dabei werden die Bücher in der Verbunddatenbank K10plus, der gemeinsamen Katalogisierungsdatenbank des SWB und des GBV katalogisiert. Zeitschriften werden in der nationalen Zeitschriftendatenbank (ZDB) katalogisiert und automatisch in den SWB übertragen.

Aus dem SWB werden die Daten aller Bibliotheken des Campus in den Katalog übertragen.

Voraussetzung für den Nachweis von Medien für eine Bibliothek ist ein Bibliothekssigel. 

Ein Bibliothekssigel ist eine eindeutige Identifikationsnummer für Bibliotheken, Archive, Museen und verwandte Einrichtungen. Man unterscheidet dabei die Kurzform des Sigels (gültig innerhalb Deutschlands) und die internationale Langform, die sogenannte ISIL (International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations).

Beispiele

Alle gemeldeten Bücher und Zeitschriften können im Katalog recherchiert werden.

Recherche im "Gesamtbestand des Bibliothekswesens"

Die Recherche im Katalog startet standardmäßig im "Gesamtbestand des Bibliothekssystems" (Suchbereich "Alle"). Dabei werden die Meldungen von allen Bibliotheken der Universität Stuttgart für alle Medienarten (Bücher, Zeitschriften, gedruckte oder elektronische Medien) durchsucht.
In einem zweiten Schritt kann auf den Bestand einer bestimmten Bibliothek eingeschränkt werden.

Recherche im Bestand der eigenen Bibliothek

Zur Recherche speziell nur in den Meldungen für die eigene Bibliothek, kann der Suchbereich entsprechend angepasst werden (s. Graphik oben).

Für die Verankerung auf Institutswebseiten kann die Recherche nur im eigenen Bibliotheksbestand angeboten werden. Der Direktlink dazu ist im Eintrag für die Bibliothek im Verzeichnis der Bibliotheken der Universität Stuttgart (BUS) unter der Rubrik "Katalog" zu finden. 

Elektronische Ressourcen werden nicht bei der direkten Auswahl des Bestands einer spezifischen Institutsbibliothek gefunden sondern nur über die Suchbereiche "Alle",  "Bibliotheksbestand", "UB Stadtmitte" oder "UB Vaihingen"!

Neben der Recherche im Katalog ist es möglich, von allen Titeln, die für eine dezentrale Bibliothek nachgewiesenen sind, eine Bestands- bzw. Revisionsliste zu erstellen. Bei Interesse daran melden Sie sich bitte bei der Koordinierung Dezentrale Bibliotheken.

Bücher werden von den bibliothekarischen Fachkräften online in der Katalogisierungsdatenbank K10plus des Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB) nachgewiesen. Dies kann durch die dezentralen Bibliotheken selbständig durchgeführt werden. Für Institutsbibliotheken ohne bibliothekarisches Fachpersonal übernimmt die Universitätsbibliothek gerne die Katalogisierung der Titel (für die überwiegende Mehrheit der Institutsbibliotheken übernimmt die UB die Katalogisierung).

Neuerwerbungen

Für eine korrekte Katalogisierung wird von jeder Neuanschaffung eine Kopie oder ein Scan des Titelblattes (Vorder- und Rückseite) benötigt, ergänzt um zusätzliche Angaben (Ergänzung handschriftlich auf der Kopie):

• Seitenzahl 
  z.B. XIII, 261 S.
• Illustrationsvermerk
  z.B. zahlr. Ill., graph. Darst., Kt.
• Begleitmaterial
  z.B. 1 CD-ROM, 1 Lösungsheft
• Signatur (Standortangabe)
  z.B. MA 31
• Inventarnummer
  z.B. Inv.Nr. 2003/22

Institute, die eigene Schlagwörter vergeben, können zusätzlich bis zu drei Schlagwörter pro Buch auf der Titelblattkopie vermerken. Diese Schlagwörter werden bei der Online-Katalogisierung in den SWB eingegeben.
Institute, die weitere vom Standort des Buches unabhängige Systemstellen vergeben, können zusätzlich alle Systemstellen für das Buch angeben.

Sind mehrere Exemplare eines Buches vorhanden, so geben Sie bitte zu jedem Exemplar die Signatur und Inventarnummer an. Handelt es sich dabei um verschiedene Auflagen eines Buches, benötigen wir von jeder Auflage eine Titelblattkopie.

Anschrift für Titelblattkopien / Titelblattscans (mit Angabe des Absenders!):
Universitätsbibliothek Stuttgart
Team Monographien Institute (T1)
Holzgartenstraße 16
70174 Stuttgart

Kontakt bei Rückfragen: Team Monografien Institute (T1)

Die katalogisierten Bestände werden tagesaktuell im Katalog der Universität Stuttgart angezeigt und können dort recherchiert werden.

Altbestand

Eine Erfassung der Altbestände von Institutsbibliotheken kann die UB aufgrund der Personalsituation neben der Katalogisierung der Neuerwerbungen nur sukzessive durchführen. Wenn Sie daran interessiert sind, den Bestand Ihrer Bibliothek vollständig im SWB nachzuweisen, kann Ihnen die UB aber gegebenenfalls dabei behilflich sein, studentische Hilfskräfte der Hochschule der Medien in Stuttgart (HdM) für die SWB-Katalogisierung zu vermitteln. Die entsprechenden Mittel müssen vom Institut zu Verfügung gestellt werden, da die UB keinerlei Kosten übernehmen kann. Nach einer Schulung in der UB können die Hilfskräfte dann sowohl neuangeschaffte Titel als auch den Grundbestand Ihrer Bibliothek selbständig in den SWB einbringen, bei Katalogisierungsproblemen kann die UB jederzeit kontaktiert werden. Vor Beginn einer Altbestandserfassung sollte die Bibliothek einer gründlichen Revision unterzogen worden sein.

Unter den Begriff "Zeitschriften" fallen hier alle periodisch erscheinenden Medien wie Zeitschriften, Zeitungen oder Jahrbücher etc. in allen physischen Formen wie z.B. gedruckt, auf CD-ROM, DVD, elektronisch oder in Mikroformen.

Die Periodika-Bestände werden in der deutschlandweiten/nationalen Zeitschriftendatenbank (ZDB) verzeichnet. Diese Aufgabe wird zentral für den gesamten Campus der Universität Stuttgart von der UB, Team Zeitschriften und E-Ressourcen (T4), erledigt.

Bitte melden Sie neu angeschaffte Zeitschriften mit dem dafür vorgesehenen Meldeformular (PDF) an das Zeitschriften-Team der UB.

Die Meldung von Zeitschriften mit dem Meldeformular muss immer zusätzlich zur Erwerbungsabstimmung (PDF) erfolgen!

Kontakt bei Rückfragen zum Nachweis von Zeitschriften: Team Zeitschriften und E-Ressourcen (T4)

Die Daten der Zeitschriften werden automatisch in den Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB) übertragen und sind damit ebenso wie die Bücher im Katalog recherchierbar.

Wenn Medien aus der Bibliothek ausgesondert werden muss auch deren Nachweis aus dem Katalog gelöscht werden. Für gewöhnlich führt die UB für alle Bibliotheken die Löschung der Meldungen für Bücher und Zeitschriften durch.

• Löschung des Nachweises von Büchern bitte melden an:
  Team Monografien Institute (T1)
  
  
• Löschung des Nachweises von Zeitschriften und E-Ressourcen bitte mit dem Meldeformular melden an:
  Team Zeitschriften und E-Ressourcen (T4)
  
  

Bitte beachten Sie, dass die Medien vor der endgültigen Entsorgung der UB zur Übernahme angeboten werden müssen.
Detaillierte Hinweise zum allgemeinen Vorgehen bei Aussonderungen finden Sie auf einer eigenen Seite.

Der Südwestdeutsche Bibliotheksverbund (SWB) wird vom Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) in Konstanz betrieben. Er wurde 1983 als kooperative Einrichtung der Universitäten des Landes Baden-Württemberg für die wissenschaftlichen Bibliotheken der südwestdeutschen Leihverkehrsregion (Baden-Württemberg, Saarland und die Pfalz) gegründet.  Der SWB bildet die Basis für die überregionale Literaturversorgung.

Die Datenbanken der beiden Bibliotheksverbünde GBV und SWB wurden zum 25.03.2019 zu einer neuen gemeinsamen Datenbasis unter dem Namen K10plus zusammengeführt mit etwa 200 Millionen Bestandsnachweisen. Damit nutzen über die Hälfte der wissenschaftlichen Bibliotheken Deutschlands K10plus. 

Im SWB ist der Bestand der Universitätsbibliothek vollständig nachgewiesen.
Für die dezentralen Bibliotheken wird seit 1993/94 der Neuzugang und teilweise auch der Altbestand im SWB nachgewiesen. Derzeit sind damit rund 565.000 Besitznachweise von Institutsbibliotheken der Universität Stuttgart im SWB enthalten.